Après vous avoir exposé les métiers et les lieux que j’ai découvert au cours de mon stage, ainsi que les différentes communications auxquelles j’ai pu participer, je vous propose à présent d’expliquer plus en détails les étapes à suivre lors du processus événementiel. Dans un premier temps, nous nous focaliserons sur les rencontres organisées par la librairie elle-même, puis nous nous pencherons sur les événements où la librairie est un prestataire.
Les rencontres doivent être préparées environs trois mois en amont. Cela permet non seulement de choisir le format de l’événement, de le mettre en place en gérant tous les aléas possibles, mais aussi de laisser un temps d’annonce pour la rencontre.
Les rencontres peuvent être proposées de trois façons différentes. Tout d’abord, la chargée de communication effectue une veille sur les parutions et les catalogues des éditeurs pour anticiper les publications. Après une sélection, l’éditeur ou le chargé des relations librairies est contacté afin de proposer une rencontre. La seconde option est le schéma inverse, l’éditeur ou le chargé des relations libraires contacte la librairie pour proposer un auteur. Enfin, le libraire peut également proposer un auteur et un format de rencontre. Le projet est accepté en fonction de sa faisabilité. Pour les librairies de niveau 1, les demandes sont nombreuses, aussi il est impossible de placer l’ensemble des propositions dans le calendrier des rencontres. Le choix doit équilibrer les rencontres dans les différents univers de lecture tout en gardant les attentes du public à l’esprit.
Rencontre avec Daniel Pennac à la librairie Le Failler autour de son livre La loi du rêveur.
En fonction de chaque événement, le format de rencontre peut être différent. C’est à la chargée d’événementiels et de communication d’opter pour la meilleure solution. Pour cela, il faut prendre en compte plusieurs facteurs. Tout d’abord la disponibilité de l’agenda. En effet, certains lieux comme l’espace Ouest-France ne programment des rencontres que les mardis et jeudis. Il faut alors savoir si la date est disponible du côté du lieu et du côté de l’auteur. Il faut également connaître la renommée de l’auteur afin de prévoir un lieu à même d’accueillir un public plus ou moins nombreux. Enfin, le format peut être influencé par la nature du livre. Par exemple, le livre sur les vins de Jean-Pierre Amoreau a permis de mettre en place un apéritif littéraire. La rencontre comprenant un temps d’échange sur l’ouvrage, puis une dégustation autour du vin de l’auteur.
Rencontre avec Karine Tuil à l’espace Ouest-France autour de son livre Les choses humaines.
Après la confirmation du format, les rencontres sont programmées dans l’agenda perpétuel mis à jour quotidiennement. Cet agenda disponible en annexe n°3, permet de prévoir les rencontres en répertoriant le lieu, la date, l’horaire, l’auteur, le titre de l’ouvrage, l’animateur de la rencontre, le libraire extérieur et la livraison. Les commandes de livres sont réalisées par les libraires en toute autonomie. Les livres sont ensuite réceptionnés dans le service de réception, puis envoyés sur place la veille de l’événement par le transporteur interne. Une feuille de route est distribuée au libraire extérieur en charge de la rencontre. Ce document répertorie les informations essentielles de la rencontre comme le lieu, les horaires de mise en place, les personnes à contacter en cas de besoin… Après avoir contacté le libraire extérieur et l’animateur de la rencontre, il faut également établir un récapitulatif auprès de l’auteur. La chargée de communication porte aussi le rôle du transport, de l’hébergement et de la restauration des auteurs.
Pour le lancement de la communication, chaque rencontre comporte une affiche différente. La graphiste s’occupe de la mettre en page, l’envoyer à l’imprimeur et la mettre en avant dans la librairie. La community manager met en place les plans de communication sur les différents réseaux sociaux pour promouvoir les événements. La chargée de communication contact la presse local pour les gros événements
Le jour de la mise en place, il faut penser à beaucoup de choses. Cela va de l’installation de la salle de rencontre à son rangement en passant par la mise en place des micros et/ou de la nourriture (petit-déjeuner et apéritif littéraire), tout en allant chercher l’auteur à la gare. Il faut aussi accueillir l’animateur de la rencontre ainsi que le public. Si la rencontre est dans un lieu extérieur, il faut prévoir un temps d’installation de trente minutes pour monter le stand de vente tout en ouvrant une caisse.
Rencontre à la librairie Le Failler avec Marie Avril et Simon Eddy autour de la bande dessinée DIVINE.
Enfin, après chaque événement, petit ou grand, un bilan est dressé. Il s’agit de connaître le nombre de personnes ayant assisté à la rencontre ainsi que le chiffre d’affaires engrangé. Les résultats sont confrontés aux attentes de départs. Le résultat financier est également répertorié dans un ficher de rencontre. Cet historique permet de comparer les rencontres de l’année et de savoir quels sont les formats ayant eu le plus de succès. Cela permet aussi de faire un comparatif lorsqu’un auteur participe à plusieurs rencontres.
Pour les événements d’une plus grande envergure, le bilan est plus complet, notamment lors des salons et des colloques qui demandent davantage de mise en place. J’ai d’ailleurs pu assister à la réunion de bilan du salon Vivre Ensemble avec l’une des organisatrices. Cela permet de mettre en lumière les problèmes que les librairies ont rencontrés avant, pendant ou après l’événement. Lorsque la librairie travaille avec de grosses structures, il peut y avoir un bilan annuel des rencontres. C’est le cas pour la bibliothèque des Champs Libres. Afin de préparer ce rendez-vous, je me suis occupée de créer un document répertoriant l’ensemble des rencontres sur 2019 et 2018 (N et N-1). Celui-ci permet de délivrer plusieurs informations : le nombre de rencontres, le chiffre d’affaires engrangé et la répartition des rencontres sur les différents jours de la semaine. Vous pouvez retrouver ce document dans l’annexe n°4.
Durant ce stage en alternance, j’ai eu l’occasion d’être présente lors de dix-neuf rencontres dans différents lieux et sous différents formats. J’ai également pu organiser une partie de la soirée Harry Potter qui se déroule chaque année. En plus d’assister à cette soirée pour les grands et petits sorciers, je me suis occupée une partie de la création des décors, de l’ensemble du festin des sorciers ainsi que de toute la mise en place et des photographies. La librairie Le Failler est l’une des librairies finalistes du concours La nuit des Livres Harry Potter permettant de gagner un voyage à Londres. Une partie de mes photographies ont été transmises à Gallimard Jeunesse pour la sélection. Vous pouvez retrouver les photographies ainsi que quelques documents de préparation dans l’annexe n°5.
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